Un multi-step project es el nombre en inglés para el trabajo por etapas dentro de un proyecto.
No es ninguna ciencia ni solución mágica. Es una simple técnica de organización del trabajo que te podrá servir para:
Disminuir la ansiedad por concluir un proyecto o tarea muy larga.- Aumentar la sensación de tareas terminadas día a día.
- Aumentar la cantidad real de tareas concretadas a diario y que no sólo sea una sensación.
Ya hemos visto algo similar sobre cómo organizar tareas y tiempos con la técnica del pomodoro pero hoy vamos a ver las ventajas de dividir una tarea en subetapas de trabajo y cómo nos puede beneficiar.
#1 Disminuir la ansiedad por concluir un proyecto
Sólo por esta vez vamos a hablar de proyectos y tareas como si fueran la misma cosa.
El trabajo multi-step permite dividir cualquier proyecto o tarea en subetapas de menor complejidad o menor duración de tiempo.
Cualquier tarea que demore más de “una jornada laboral” para ser terminada puede generar ansiedad en muchas personas. Dividir una tarea grande en varias subtareas nos dejará concretar 1, 2 o X subtareas por día, permitiéndonos disminuir la sensación de lo pendiente.
Ejemplo: imaginemos que empezamos a escribir una publicación en PDF de 10 páginas como lead-magnet para nuestra lista de distribución o newsletter.
Encarar este proyecto de forma multi-step consiste en dividir tu PDF en 10 capítulos breves, de una página, con la intención de acabar el primer capítulo durante el primer día de trabajo.
Tu sensación de ansiedad debería ser mínima al saber que ya has alcanzado tu meta de ese día. ¡Escribir una hoja y listo! Misión cumplida por ese día.
#2 Aumentar la sensación de estar alcanzando el objetivo
Está muy relacionado con el punto anterior. Al aplicar el método multi-step, no sólo bajaremos la ansiedad, sino que nos iremos a casa con la sensación de haber concretado más tareas y que por lo tanto estamos más cerca de concluir un proyecto o de alcanzar nuestro objetivo.
Ejemplo: continuando con el ejemplo anterior de escribir una publicación de 10 páginas en PDF ahora vamos a ver qué pasa el quinto día de trabajo. Si seguiste el cronograma de una página por día ahora habrás alcanzado la quinta página; esto es el 50% de tu objetivo.
50%, la mitad de tu objetivo, nos da una sensación de “ya falta poco parar terminar” y de “efectivamente puedo lograrlo”.
#3 Aumentar la cantidad de tareas concretadas realmente
Nuestro cerebro es tan particular que al ver que falta poco para concretar una tarea se esforzará más para concluirla dentro de nuestra jornada laboral.
El resultado será: más tareas concretadas de manera efectiva y no sólo una sensación. La sensación alivia la ansiedad pero nada mejor que concretar una tarea de verdad y avanzar para alcanzar un objetivo.
Ejemplo: para terminar con el ejemplo anterior quiero evocar esa sensación que todos hemos sentido alguna vez con este ejemplo: “es casi la hora de ir a casa pero falta tan poco para terminar con esto (sea lo que sea) que prefiero no dejarlo incompleto y terminarlo hoy”.
Conclusiones
Espero que seas de los míos y que no te guste dejar tareas por la mitad. Caso contrario deberías analizar cuánto más esfuerzo hacemos al reiniciar una tarea al día siguiente. -> Mucho más esfuerzo ya que nuestro cerebro debe recapitular todo lo hecho, reanudar un proceso de pensamiento abandonado y entrar en fase de concentración.
En promedio a las personas nos cuesta volver a concentrarnos unos 15 minutos.
Dicho esto y si dividiste una gran tarea o proyecto en las subtareas multi-step, lo mejor sería esforzarte o tomarte uno minutos más ese día para concretarla y comenzar tu siguiente jornada con la nueva subtarea.
El trabajo multi-step es algo que todos podemos alcanzar alguna vez pero que cuesta llevar a la práctica por falta de tiempo o de voluntad pero una vez visto los resultados conseguiremos aumentar la productividad y bajar la ansiedad.
Recursos relacionados
Otras técnicas para mejorar la productividad:
- Ley de Pareto: dispara tu productividad con la regla del 80/20
- Técnica del Pomodoro para organizar tu trabajo y tiempo
Cualquier pregunta para crear tu propio plan de trabajo multi-step no dudes en contactar.