No hay ninguna profesión donde la productividad sea tan importante como para los autónomos. Cada hora, minuto y segundo es muy importante y, a menudo, no alcanza y nos da la sensación de no ser suficiente.
Algunas veces las 24 horas del día parecen pocas para todos los trámites que hay que realizar. Si a esto le añadimos las horas de trabajo efectivo, apenas queda tiempo restante.
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En la mayoría de los trabajos asalariados podemos relajarnos una vez terminado nuestro horario de trabajo. Con los autónomos el horario no suele estar definido ni suele ser homogéneo, por lo que podemos encontrarnos días de jornadas maratónicas.
Por eso la productividad es tan importante. Es lo que realmente nos permitirá sacarle el máximo partido a cada hora trabajada y no tener que dedicar el día entero al trabajo.
Sin embargo, ser productivo no siempre es sencillo. En gran parte depende de uno mismo, de la concentración y la ambición que se tenga.
No obstante, hay factores externos que nos pueden ayudar a mejorar nuestra productividad. Utilizar la herramienta adecuada puede ser de gran ayuda.
En eso mismo nos centraremos y a continuación encontrarás una lista de 5 recursos que te ayudarán a aumentar tu productividad.
5 Herramientas para Autónomos que aumentarán tu Productividad
1. Programas de facturación
El trámite más importante para todo autónomo es la facturación. Significa que estamos realizando nuestra actividad y, sobre todo, que nos están pagando por ello.
De todos los trámites, es de los que más hay que prestar atención a la hora de realizarlas. Será necesario estar al día y enviarlas a la Hacienda Pública de manera trimestral y debemos asegurarnos que los datos, impuestos y cifras sean correctos.
La mejor manera de no perder la cabeza con las facturas ―tanto realizadas como recibidas― es utilizando un software de facturación que nos asista tanto en la creación como en el almacenamiento.
Holded es un buen ejemplo de software que puede ayudar con la parte contable y la facturación de los autónomos. Es una herramienta sencilla, pero muy eficaz y con la que podremos simplificar todo el proceso.
Cuenta con una herramienta de creación y edición de facturas que nos permite crear y personalizar nuestras facturas a nuestro gusto. Si esto no alcanza o si prefieres una opción más sencilla, aquí encontrarás plantillas de facturas para autónomos hechas con su editor que puedes descargar y utilizar.
Además, almacena la información de cada factura, incluyendo los datos de los clientes y la cantidad. De este modo, por un lado, no tendremos que introducir los datos e impuestos de cada cliente en cada factura. Por otro, se encarga automáticamente de controlar desde nuestra cuenta bancaria si se ha abonado cada factura.
De este modo, podremos saber de forma automática y sin esfuerzos si una factura aun está pendiente de pago o ya ha sido abonada.
En definitiva, un programa de facturación como puede ser Holded es casi de uso obligatorio para todo autónomo que quiera tener sus facturas organizadas de forma sencilla y al día.
2. Software de reconocimiento de caracteres
Un software de reconocimiento de caracteres u OCR por sus siglas en inglés, es un programa que se encarga de escanear, analizar y digitalizar texto y contenido analógico.
Aunque con esta descripción parece que estamos hablando sencillamente de un escáner, en realidad es mucho más. De hecho, sirve para llevar a cabo la actividad que siempre se les ha exigido a los escáneres y que estos no podían realizar: leer y reconocer el texto.
Antes solamente podíamos digitalizar un texto como una imágen, algo muy incómodo y a veces inútil. Gracias a los OCR, ahora podemos tener un documento 100% digital, como si hubiese sido realizado de manera digital y ahorrando una gran cantidad de tiempo.
Si esto lo aplicamos al mundo de los autónomos y lo conectamos con el punto anterior, podemos tener una herramientas que nos permita digitalizar y almacenar facturas que hemos recibido de forma física, junto con las recibidas de forma digital.
El OCR se encargará de reconocer los datos relevantes y el programa de facturación de almacenarlos bajo cada categoría.
De esta forma, no tendremos que tener una contabilidad híbrida, ya que todas nuestras facturas serán digitales, sin importar el formato en que las hayamos recibido.
Estos programas están tan avanzados que hasta nos permiten verificar la identidad de nuestros clientes y proveedores a través de un análisis y escaneo de sus documentos y posterior extracción de los datos relevantes, así como sucede con la factura.
De este modo, podemos simplificar el proceso de firma o añadir una capa extra de seguridad a nuestros procesos.
3. Herramientas de comunicación
A menudo se asocia el ser autónomo con un trabajo individual y solitario. Se tiene la imágen de una persona que está sola trabajando desde la propia casa, estudio o despacho. La realidad puede ser muy diferente.
Si bien existen casos de oficios más solitarios, por lo general es necesario estar en continuo contacto con otros compañeros para llevar a cabo el trabajo.
Incluso aquellas actividades más solitarias también tienen que comunicarse con clientes de forma constante para actualizarlo sobre el estado del trabajo, consultar dudas o realizar preguntas.
La comunicación es la clave de un buen trabajo, ayuda a coordinarse y a evitar errores y malentendidos. Es necesaria y, como tal, también lo son las herramientas que nos ayudan a poder comunicarnos más y mejor con el menor esfuerzo.
Estar disponibles y utilizar herramientas que nos permitan poder estar accesibles siempre que sea necesario es importante. Nos ayuda también a no perder tiempo intentando conectar con otras personas.
Aplicaciones como Slack, Microsoft Teams o Zoom han resultado ser grandes aliadas para mantener a los autónomos conectados entre sí o con sus clientes.
Ofrecen muchas facilidades a la hora de elegir la modalidad en la que comunicarse: Chat escrito con emojis y archivos adjuntos, llamadas, videollamadas y reuniones multitudinarias.
También su versatilidad y facilidad de uso son destacables. Podemos utilizarlas indistintamente en varios dispositivos a la vez, de forma que siempre podremos estar accesibles y comunicados, sin importar donde estemos.
4. Gestor de proyectos
Otra situación en la que varios autónomos se verán reflejados es en el tener que verse obligados a llevar adelante varios proyectos distintos al mismo tiempo.
Si bien puede resultar complicado e, incluso, arriesgado, en muchos casos es necesario para poder llegar a final de mes o no perder clientes.
Hablamos de arriesgado porque, por lo general, tener varios proyectos al mismo tiempo implica tener que recordar mucha información sobre cada uno, intentar que no se mezclen y tener muy claro a cuál corresponde cada fecha, documento o formato.
Afortunadamente, existen herramientas que pueden ser de gran ayuda si este es nuestro caso.
Los gestores de proyectos como Trello, Asana o Airtable son la herramienta definitiva para poder trabajar al mismo tiempo en varios proyectos ―incluso con varias personas― y no volverse loco por el camino.
Cuentan con una interfaz sencilla, similar a la de un tablero donde podemos volcar las ideas e información de cada proyecto. Utiliza el método kanban, lo que nos permite visualizar el conjunto de datos a modo de fichas que podemos ir moviendo y rellenando a nuestro gusto.
En estas fichas podemos incluir todo tipo de información relevante: enlaces, imágenes, textos, videos y hasta una fecha de entrega.
Estos tableros pueden personalizarse y filtrarse de modo que solamente veamos aquellos que nos interesan en ese momento y, así, despejar la interfaz y evitar distracciones.
De este modo, también podremos trabajar conjuntamente con otras personas en la misma aplicación y proyecto, sin que sea un caos y la información se mezcle o se pierda por el camino.
Los gestores de proyectos nos permitirán aumentar la productividad, la organización y el orden en nuestro proceso de trabajo y en nuestra vida.
5. Software de gestión documental
Todo autónomo sabe que hay una cantidad de trámites y papeleo que es siempre necesario tener a mano ya que puede necesitar en cualquier momento. No obstante, hay muchos documentos inherentes a la actividad y a menudo es difícil mantenerlos organizados.
No siempre se dispone del tiempo y espacio para poder tener los documentos en orden y debidamente almacenados. Además, muchas veces los formatos son distintos y eso implicaría tener dos archivos distintos y tener que saber dónde se encuentra cada documento.
En pleno auge de internet, no tener un archivo digital de documentos es una pérdida de tiempo. Programas de almacenamiento y gestión de documentos como Dropbox, Google Drive o Alfresco pueden ser lo que necesitamos.
Estos programas nos permiten tener un archivo digital completo y accesible en el que encontrar en pocos segundos cualquier documento que necesitemos.
Estos programas, junto con los OCR mencionados anteriormente, nos ayudarán a digitalizar y unificar nuestros documentos en un solo lugar. Además, gracias a la nube, siempre estará accesible y a salvo.
De este modo, no importa donde ni cuando necesitemos un archivo específico, siempre podremos acceder a él y en pocos segundos.