Mejorar la productividad se está volviendo algo cada vez más buscado por personas que necesitan administrar su tiempo de manera efectiva tanto en su trabajo, empresa o en la vida cotidiana.
Una de las técnicas de gestión del tiempo más efectiva y simples que existe es la “Técnica del Pomodoro”.
Al final de este artículo encontrarás la plantilla para descargar e imprimir de la técnica del pomodoro.
¿Qué es la técnica del pomodoro y cómo te ayudará a mejorar la productividad?
La técnica del pomodoro fue creada por el especialista italiano Franceso Cirillo cuando en sus años como estudiante universitario usaba estos relojes de cocina para cronometrar el tiempo de estudio.
“Pomodoro” en italiano significa tomate y esta es la típica forma de los timers de cocina que usaremos como cronómetro. Para poder aplicar esta técnica de productividad no necesitarás comprar el “reloj pomodoro oficial” sino que con cualquier aplicación móvil gratuita podrás cronometrarte fácilmente.
Cómo usar la técnica del pomodoro
Lo primero que debemos saber es que cada “pomodoro” corresponde a 25 minutos de flujo de trabajo ininterrumpido.
#1 PLANIFICAR. Planificación de las tareas para ese día. Deberemos planificar el conjunto de tareas que vamos a realizar ese día. Puede servir una hoja de papel, cuaderno o cualquier medio digital para ello.
#2 EJECUTAR. Elegir una actividad y ejecutarla. Una vez que decidamos cuál tarea realizar sólo nos quedará poner nuestro cronómetro en 25 y comenzar a ejecutar.
Recordemos que los 25 minutos deben ser un flujo de trabajo continuo y sin interrupciones.
- Cuando termines un «pomodoro» de 25 minutos coloca una X al lado de la tarea que estás realizando.
- Cuando termines toda la tarea, táchala de tu hoja de trabajo. También me gusta poner un OK o un emoticón con carita feliz :-)
#3 DESCANSOS CORTOS. Terminado el primer pomodoro podrás hacer una pausa de 3 a 5 minutos. Este el momento de revisar tus correos, teléfono móvil y redes sociales.
#4 VOLVER AL TRABAJO. De vuelta en tu escritorio comenzarás un nuevo ciclo de trabajo de 25 minutos. Podrás continuar con la tarea que estabas ejecutando antes, o evaluar tus prioridades y seguir por otra tarea.
Repetiremos #2, #3 y #4 hasta el 4to. pomodoro donde el descanso será más largo…
Cómo ser más productiv@ con la Técnica del Pomodoro. #productividad»]
#5 DESCANSOS LARGOS. Cada 4 pomodoros tomaremos un descanso. No deberías dejar pasar más de 100 minutos (4 pomodoros) sin tomar un descanso de 15 a 30 minutos.
Al igual que antes podrás revisar tus correos, teléfono móvil y redes sociales. En este descanso más largo es aconsejable salir a caminar o realizar cualquier tipo de actividad física.
A continuación te muestro el cronograma para un ciclo completo de 4 «pomodoros» (100 minutos):
#6 REVISIÓN. Al finalizar tu jornada deberás tomar tu hoja de trabajo y revisar cuántas tareas has podido realizar y cuántos pomodoros has insumido (es decir, cuántos ciclos de 25 min.)
- Si la tarea te demanda más de 8 pomodoros será mejor subdividirla en acciones de no más de 4 pomodoros. Usar más de 8 pomodoros para una tarea puede resultarte excesivo y es estresante. Mejor subdividir en acciones menores para mejorar nuestra percepción del tiempo y de las tareas que concluimos.
- Si la tarea te demanda menos de 1 pomodoro deberías juntarla con otras tareas que insuman menos de 1 pomodoro. Si la tarea dura unos minutos y no se puede juntar con otras, mejor no contabilizar ese pomodoro.
Cómo evitar las distracciones
La parte inferior de cada hoja de trabajo debe incluir un apartado de tareas no planificadas o urgentes.
Se trata de aquellos pensamientos que vienen a la mente durante la ejecución de una tarea y que demoran la ejecución de la tarea actual en curso.
Como hemos dicho que un pomodoro no debe interrumpirse nunca, la mejor forma de quitarnos esa idea de la cabeza es tomando nota en la misma hoja de trabajo y seguir adelante con la tarea actual.
De esta forma el cerebro no necesita volver sobre la idea una y otra vez durante la tarea y así evitarás olvidarte de lo que puede ser una muy buena idea.
La clave para ser más productivos
La clave de esta técnica para ser más productivos es no dejar de tomar los descansos.
Querer hacer más de lo que es físicamente posible te llevará a lo que los americanos llaman un “Over Burn”, como diríamos nosotros a “quemarte la cabeza”… y eso no tiene sentido.
Ventajas y desventajas de la técnica del pomodoro
#1 El Tiempo es tu amigo, no tu enemigo. La técnica del pomodoro te permitirá aumentar tu productividad de acuerdo a tus tiempos. Me refiero a usar el tiempo a tu favor y no para sentirlo como un peso o una tarea frustrante.
#2 No te quemes la cabeza. Esta técnica usa pausas cortas y programadas que evitan que te quedes “sin combustible” en el medio del camino hacia tu meta de hoy. Nunca te sentirás sobre exigido.
#3 Controlar las Distracciones. Me refiero sobre todo a las redes sociales, llamadas telefónicas y al correo electrónico. La técnica del pomodoro sirve para concentrarte en terminar primero las tareas más importantes, evitando de esta forma las distracciones que te hacen perder el tiempo.
#4 Equilibrio Trabajo/Vida personal. Muchos de nosotros nos sentimos culpables si no logramos alcanzar nuestro objetivo laboral diario (la culpa proveniente de la procrastinación). Aunque para muchos parezca increíble, esto nos impide disfrutar a pleno del resto de nuestra jornada o tiempo libre. La técnica del pomodoro te permitirá crear un cronograma que equilibre tu jornada laboral para poder disfrutar del tiempo libre.
Recursos en este artículo
- Web oficial the pomodoro technique.
- Apps (timers): Clear Focus (Android) y Pomodoro Keeper Free (IOS)
- Plantilla: Hoja de trabajo para descargar Técnica del Pomodoro
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