En épocas de transformación digital, mejorar la productividad para autónomos se vuelve cada vez más fácil. Cada hora, minuto y segundo es muy importante y, a menudo, no alcanza y nos da la sensación de no ser suficiente.
A diferencia de una empresa, ser un autónomo implica más tareas en una misma persona. Algunas veces las 24 horas del día parecen pocas para todos los trámites que hay que realizar. Si a esto le añadimos las horas de trabajo efectivo, apenas queda tiempo restante.
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Por eso la productividad en los autónomos es tan importante. Es lo que realmente nos permitirá sacarle el máximo partido a cada hora trabajada y no tener que dedicar el día entero al trabajo. Utilizar las herramientas para autónomos adecuadas puede ser de gran ayuda.
Navegación rápida:
7 Herramientas para autónomos que aumentarán tu Productividad
1. Programas de facturación
El trámite más importante para todo autónomo es la facturación. Significa que estamos realizando nuestra actividad y, sobre todo, que nos están pagando por ello. De todos los trámites, es de los que más hay que prestar atención a la hora de realizarlas. Será necesario estar al día y enviarlas a la Hacienda Pública de manera trimestral y debemos asegurarnos que los datos, impuestos y cifras sean correctos.
La mejor manera de no perder la cabeza con las facturas ―tanto realizadas como recibidas― es utilizando un software de facturación que nos asista tanto en la creación como en el almacenamiento.
Holded es un buen ejemplo de software que puede ayudar con la parte contable y la facturación de los autónomos. Es una herramienta sencilla, pero muy eficaz y con la que podremos simplificar todo el proceso. Cuenta con una herramienta de creación y edición de facturas que nos permite crear y personalizar nuestras facturas a nuestro gusto. Si esto no alcanza o si prefieres una opción más sencilla, aquí encontrarás plantillas de facturas para autónomos hechas con su editor que puedes descargar y utilizar.
Además, almacena la información de cada factura, incluyendo los datos de los clientes y la cantidad.
De este modo, por un lado, no tendremos que introducir los datos e impuestos de cada cliente en cada factura. Por otro, se encarga automáticamente de controlar desde nuestra cuenta bancaria si se ha abonado cada factura.
2. Software de reconocimiento de caracteres
Un software de reconocimiento de caracteres u OCR por sus siglas en inglés, es un programa que se encarga de escanear, analizar y digitalizar texto y contenido analógico.
El OCR va más allá de un simple escáner, permitiendo leer y reconocer texto. Esto posibilita:
- Digitalizar documentos como texto editable, no solo como imágenes.
- Ahorrar tiempo en la digitalización de documentos.
- Almacenar y categorizar facturas físicas y digitales en un solo sistema.
- Mantener una contabilidad totalmente digital.
- Verificar la identidad de clientes y proveedores mediante análisis de documentos.
- Simplificar procesos de firma y aumentar la seguridad.
Esta tecnología es especialmente útil para autónomos, permitiendo una gestión documental más eficiente y segura.
Estos programas están tan avanzados que hasta nos permiten verificar la identidad de nuestros clientes y proveedores a través de un análisis y escaneo de sus documentos y posterior extracción de los datos relevantes, así como sucede con la factura.
3. Agenda para programar reuniones con clientes
Una agenda para programar reuniones con clientes es fundamental para el éxito y la eficiencia de cualquier negocio. Estas herramientas optimizan el tiempo tanto del profesional como del cliente, eliminando la necesidad de intercambios prolongados de correos o llamadas para encontrar un horario conveniente.
Herramientas para programar reuniones o citas:
- Calendly es una plataforma de programación de citas en línea diseñada para simplificar el proceso de coordinar reuniones y eventos. Esta herramienta permite a los usuarios compartir sus disponibilidades de horario y permite a otros programar citas directamente en sus calendarios sin necesidad de intercambiar múltiples correos electrónicos o llamadas.
Una alternativa a Calendly gratis (o casi):
TidyCal es una aplicación de reserva de calendario económica y asequible que se sincroniza con Google Calendar, Office 365 y Apple. Ver más sobre TidyCal.
¿Por qué un Calendly gratuito? (o casi)
Antes usaba Calendly pero recientemente ha salido al mercado TidyCal con un plan de pago por única vez que contempla las funciones que yo más usaba en Calendly. Actualmente TidyCal cuesta $19 dólares por única vez y es por eso que digo que es casi como un Calendly gratis. Si comparamos, en 2 meses recuperas la inversión.
→ Ver TidyCal – Plan de pago por única vez 💡
4. CRM: Herramientas para gestión de clientes
Un CRM (Customer Relationship Management) puede aumentar la productividad de un autónomo al centralizar toda la información relacionada con clientes y prospectos en un solo lugar. Esto permite al profesional independiente acceder rápidamente a historiales de interacciones, preferencias y necesidades de cada cliente, ahorrando tiempo en la búsqueda de información y mejorando la calidad de la atención personalizada.
Además, un CRM ayuda a automatizar tareas repetitivas como el seguimiento de leads, el envío de correos electrónicos y la programación de citas, liberando tiempo valioso para actividades más estratégicas.
- Sigue leyendo: Cómo mejorar la gestión de clientes con un CRM.
Por otro lado, un CRM proporciona herramientas de análisis y reportes que permiten al autónomo identificar oportunidades de venta, tendencias de mercado y áreas de mejora en su negocio.
5. Herramientas de comunicación
A menudo se asocia el ser autónomo con un trabajo individual y solitario. Se tiene la imágen de una persona que está sola trabajando desde la propia casa, estudio o despacho. La realidad puede ser muy diferente.
Si bien existen casos de oficios más solitarios, por lo general es necesario estar en continuo contacto con otros compañeros para llevar a cabo el trabajo.
Incluso aquellas actividades más solitarias también tienen que comunicarse con clientes de forma constante para actualizarlo sobre el estado del trabajo, consultar dudas o realizar preguntas.
La comunicación es la clave de un buen trabajo, ayuda a coordinarse y a evitar errores y malentendidos. Es necesaria y, como tal, también lo son las herramientas que nos ayudan a poder comunicarnos más y mejor con el menor esfuerzo.
Estar disponibles y utilizar herramientas que nos permitan poder estar accesibles siempre que sea necesario es importante. Nos ayuda también a no perder tiempo intentando conectar con otras personas.
Aplicaciones como Slack, Microsoft Teams o Zoom han resultado ser grandes aliadas para mantener a los autónomos conectados entre sí o con sus clientes.
Ofrecen muchas facilidades a la hora de elegir la modalidad en la que comunicarse: Chat escrito con emojis y archivos adjuntos, llamadas, videollamadas y reuniones multitudinarias.
También su versatilidad y facilidad de uso son destacables. Podemos utilizarlas indistintamente en varios dispositivos a la vez, de forma que siempre podremos estar accesibles y comunicados, sin importar donde estemos.
6. Gestor de proyectos
Otra situación en la que varios autónomos se verán reflejados es en el tener que verse obligados a llevar adelante varios proyectos distintos al mismo tiempo. Si bien puede resultar complicado e, incluso, arriesgado, en muchos casos es necesario para poder llegar a final de mes o no perder clientes.
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Hablamos de arriesgado porque, por lo general, tener varios proyectos al mismo tiempo implica tener que recordar mucha información sobre cada uno, intentar que no se mezclen y tener muy claro a cuál corresponde cada fecha, documento o formato.
Los gestores de proyectos como Trello, Asana o Airtable son herramientas para autónomos que permiten trabajar al mismo tiempo en varios proyectos incluso con varias personas.
¿Cómo funciona un software de gestión de proyectos?
- Cuentan con una interfaz sencilla, similar a la de un tablero donde podemos volcar las ideas e información de cada proyecto. Utiliza el método kanban, lo que nos permite visualizar el conjunto de datos a modo de fichas que podemos ir moviendo y rellenando a nuestro gusto.
- En estas fichas podemos incluir todo tipo de información relevante: enlaces, imágenes, textos, videos y hasta una fecha de entrega. Estos tableros pueden personalizarse y filtrarse de modo que solamente veamos aquellos que nos interesan en ese momento y, así, despejar la interfaz y evitar distracciones.
- De este modo, también podremos trabajar conjuntamente con otras personas en la misma aplicación y proyecto, sin que sea un caos y la información se mezcle o se pierda por el camino.
Los gestores de proyectos nos permitirán aumentar la productividad, la organización y el orden en nuestro proceso de trabajo y en nuestra vida.
7. Software de gestión documental
Todo autónomo sabe que hay una cantidad de trámites y papeleo que es siempre necesario tener a mano ya que puede necesitar en cualquier momento. No obstante, hay muchos documentos inherentes a la actividad y a menudo es difícil mantenerlos organizados.
No siempre se dispone del tiempo y espacio para poder tener los documentos en orden y debidamente almacenados. Además, muchas veces los formatos son distintos y eso implicaría tener dos archivos distintos y tener que saber dónde se encuentra cada documento.
Programas de almacenamiento y gestión de documentos como Dropbox, Google Drive o Alfresco pueden ser lo que necesitamos.
En pleno auge de internet, no tener un archivo digital de documentos es una pérdida de tiempo.
Características de un software de gestión de documentos:
- Estos programas nos permiten tener un archivo digital completo y accesible en el que encontrar en pocos segundos cualquier documento que necesitemos.
- Estos programas, junto con los OCR mencionados anteriormente, nos ayudarán a digitalizar y unificar documentos en un solo lugar.
- Además, gracias a la nube, siempre estará accesible y a salvo.
De este modo, no importa donde ni cuando necesitemos un archivo específico, siempre podremos acceder a él y en pocos segundos.
