Aprender a decir NO puede mejorar tu situación laboral y profesional lo que seguramente repercutirá en tu tiempo libre y calidad de vida.
He decidido dividir el artículo en dos partes:
- Por qué decir que No (del punto #1 a #4)
- Herramientas para decir que No sin sentir culpa por ello.
Sin más, vamos a ver cómo decir No a algunos clientes y proyectos que están bloqueando tu vida profesional o laboral.
#1 Aprender a decir No para ganar más dinero (VIDEO)
Decir que no a clientes con bajo presupuesto
¿Tema complicado cierto?
Aunque cueste hacerse la idea debemos saber que: -aceptar un trabajo hoy, nos puede hacer perder dinero mañana mismo-. Vamos a llamar a esto: costo de oportunidad y veamos cómo funciona:
Supongamos el caso de un diseñador web que recibe un pedido para realizar un sitio. El diseñador presupuestará un precio acorde a su experiencia y a las horas estimadas de trabajo, digamos $1000. En respuesta, el cliente le dirá que ahora no cuenta con ese presupuesto y pedirá un descuento. Un descuento no puede ser más del 10%, pero supongamos que el cliente propone hacer la web por $500…
¿Qué pasaría si aceptas el trabajo por sólo $500, te quedas sin tiempo y al día siguiente recibes otro pedido y el nuevo cliente acepta tu presupuesto de $1000?
Lo que sucedió es que dejaste de ganar $500. Este es el costo de oportunidad que te contaba antes. Y es el valor en dinero ($) de la mejor opción no realizada.
Decir que No a los trabajos gratuitos
Al fin y al cabo no somos una organización sin fines de lucros ni recibimos subsidios del Estado. Seguro estarás aportando valor de manera gratuita por otros medios. Ejemplos: escribir en un blog profesional, responder consultas rápidas por correo, dar charlas gratuitas en tu ciudad o hasta crear una comunidad relacionada con tu especialidad. Hay infinitos ejemplos de aportar valor de manera gratuita.
El único caso que deberías aceptar trabajos profesionales gratuitos es cuando estás empezando y como todo “novato” te vas a equivocar feo en algo seguramente. Es mucho más fácil justificar un error por un trabajo gratuito hecho para un pariente o amigo que justificar un error trabajando con clientes que te pagan un servicio profesional.
#2 Aprender a decir No para dedicarte a tu especialidad
Decir que no a trabajos que no sean tu especialidad te va a hacer ganar más dinero y calidad de vida (menos estrés).
Sé que suena extraño pero debemos pensar que si soy experto en diseño gráfico, y me piden hacer una web, pero nunca hice una; ¿cuánto tiempo voy a perder aprendiendo desarrollo web?
Hay que verlo de nuevo según el costo de oportunidad (punto #1).
Ejemplo: imaginemos que te comprometes a realizar una web en un mes porque nunca hiciste una. Ahora supongamos que mañana mismo entra un pedido de un cliente recurrente para varios diseños que te llevarían 1 semana de acuerdo a tu grado de expertise.
¿Qué sucedería?
Posibilidades: ¿Bajar la calidad del trabajo entregado al cliente de siempre? ¿Decirle al cliente nuevo que nos arrepentimos y no le haremos la web? ¿Incurrir en gastos y tiempo para buscar un colaborador de confianza cuando siempre trabajaste solo?
Se me ocurren otros ejemplos pero al fin y al cabo todos representan pérdida de dinero, perjudicar tu reputación profesional o entregar tarde un proyecto.
Moraleja: Haber dicho que no al primer cliente te hubiera hecho ganar más dinero y tranquilidad.
Otra posibilidad hubiera sido: delegar con tiempo, veamos cómo hacerlo a continuación.
#3 Aprender a decir No o aprender a delegar
O rechazamos un trabajo que no estamos en grado de hacer (por falta de tiempo o capacidad) o delegamos parte de su ejecución.
Esto es: O aprendemos a decir No a clientes o aprendemos a delegar.
La mejor opción sería retener ese trabajo o cliente pero delegando el 80% de su ejecución a un colaborador de confianza.
Cada cual lo aplicará a su trabajo pero si tengo que montar una web a bajo presupuesto podría delegar gran parte de su ejecución a un colaborador y concentrarme en programar las funciones especiales o en los detalles gráficos por ejemplo.
Esto te va a ser útil siempre que el presupuesto supere los costos por pagarle al colaborador y te deje un margen de ganancias acorde al trabajo que realizaste.
#4 Aprender a decir No para maximizar tu tiempo
Veamos algunas situaciones en las cuales debemos aprender a decir No antes de empezar un trabajo con un cliente:
- Decir No a reuniones innecesarias o al menos disminuir su frecuencia.
- Decir No a trabajar por Whatsapp con tus clientes.
- Decir No a llamados telefónicos de tus clientes o que sean en tus horarios improductivos.
A continuación detallaré las herramientas para decir No y usaré como ejemplo lo que te contaba recién: evitar Whatsapps, llamados telefónicos y las reuniones. Todo esto con el objetivo de llevar la comunicación con los clientes mediante correo electrónico de forma productiva y eficiente.
Herramientas para decir que No sin sentir culpa
Decir No de forma indirecta
Por ejemplo, un community manager pasa presupuesto por su trabajo. En el mismo incluye una hora por Skype mensual para revisar la estrategia con el cliente. Queda claro que indirectamente le estás diciendo que No al cliente; sólo 1 hora. No a un exceso de reuniones que podrían resolverse por email. No tiene nada de malo eso, no sientas culpa.
Decir No y aumentar el precio de tus servicios
En el mismo ejemplo del punto anterior, si tu cliente pretende más de 1 hora mensual de consultoría por Skype, y realmente se pone insistente; simplemente deberás aumentar tus precios (de manera justa y proporcional). De esta forma no sentirás culpa si accedes a su pedido y estarás cobrando el valor adecuado por ese servicio extra.
Decir No pero proponer una alternativa
Decir que No sin dar una alternativa puede ser chocante y no estarás resolviendo la necesidad del cliente. Si tu cliente por ejemplo quiere tener todo bajo control y te pide reuniones semanales por Skype, en lugar de eso podrías proponer el envío semanal de informes y reducir las reuniones a 1 por mes para obtener el Feedback de tu cliente. (Tu Feedback hacia él estará resuelto con tus informes).
Consejo 1: El Tiempo de crear un informe debe ser < al Tiempo de una reunión.
Consejo 2: “A las palabras se las lleva el viento”. Me quedo con el informe en PDF toda la vida.
Decir No y tener una respuesta preparada
En muchas ocasiones un cliente querrá tenerte a disposición todo el tiempo y por todos los canales de comunicación. El problema está que no somos empleados de un cliente, sino que atendemos a varios clientes y debemos optimizar nuestra productividad.
Ejemplo: – Cliente: « Sebas, ¿me pasarías tu Whatsapp para comunicarnos? »
– Mi respuesta: « No uso Whatsapp para cuestiones de trabajo pero respondo las urgencias por email » (respuesta automática y que ya tengo internalizada. Nunca mentir diciendo “no tengo…”).
De esta forma no dudaremos ni sentiremos culpa con la negativa.
Te habrás dado cuenta que entender el concepto de costo de oportunidad es fundamental para aprender a decir No a clientes sin sentir pena por ello.
Te recomiendo que al igual que yo tengas preparadas algunas respuestas para no titubear y acabar frustrando tu intento de conseguir más tiempo libre y calidad de vida.