En un artículo anterior se explicó cómo implementar GTD paso a paso pero en el caso que nos interese aumentar la productividad aún más, hoy terminaremos de explicar conceptos básicos de GTD: los principios de GTD.
Entiendo que el GTD parezca complicado de implementar la primera vez pero una vez puesto en marcha no hay cómo parar de usarlo. Así que vamos intentar explicar los 5 principios del GTD para aumentar y mejorar la productividad diaria.
¿Qué es GTD?
Repasemos de forma rápida qué es el GTD y de dónde nace.
GTD significa Get the Things Done, lo que en inglés significa “consiga las cosas hechas” o mejor aún, consigue hacer cosas. Es un método que forma parte del libro de David Allen llamado Organízate con eficacia.
¿Para sirve GTD? Para organizar tareas y proyectos de forma mucho más eficiente. Esto se traduce en ganar más tiempo y pasar a ser más productivo en el trabajo y en la vida cotidiana.
Los 5 principios del GTD
#1 Recopilar
El beneficio de usar GTD para organizar tu trabajo es que te permite quitar de tu mente tareas que no son inmediata/urgentes y ponerles en “cubos/cestas” para que las realices cuando llegue el momento exacto.
El resultado que obtenemos es una mayor atención en la tarea que estamos realizando y por lo tanto una mayor eficiencia en el trabajo realizado. Mejor resultado en menos tiempo.
Finalmente, al usar GTD nunca te olvidarás de ninguna tarea porque la tendrás registrada en alguna de tus listas hasta que llegue el momento de realizarla.
David Allen, el creador del GTD, llama a los lugares donde guardaremos nuestras tareas “cestas”, “cubos” y hasta “cajas”. Este es un nombre genérico que si usamos dispositivos tecnológico podríamos equiparar a cualquier app del teléfono móvil, al mismo Google Calendar versión de escritorio, software online como Trello y hasta el mismo email (con sus carpetas y subcarpetas; Gmail, Hotmail, Yahoo Mail y cualquier otro).
#2 Procesar
Recordemos que en GTD llamamos bandeja de entrada a aquel lugar donde llegan todas aquellas “cosas” (elementos) susceptibles de ser realizados, postergados o descartados.
Veamos a que me refiero:
Si un elemento llega a tu bandeja de entrada y No requiere una acción podremos:
- Descartarlo (¡a la papelera!)
- Incubarlo (tenemos un interés probable pero no es el momento ahora)
- Archivarlo (Lo dejamos como referencia por si acaso…)
Si un elemento llega a tu bandeja de entrada y Sí requiere una acción podremos:
- Si la tarea requiere (<) menos de 2 minutos » ¡Realizar esa tarea ahora mismo!
- Si no es tu tarea » Delegar la tarea a otra persona.
- Si no es el momento adecuado » Posponer la tarea (Apuntar en tu calendario).
La regla de los 2 minutos
Remarcaré ahora y al final de este artículo una de las reglas en GTD que considero de mayor importancia:
Se trata de la regla de los 2 minutos, la cual dice que toda tarea simple que demore en ser realizada menos de 2 minutos debe ser ejecutada sin pensar y en el momento que nos llega entre manos.
Al hacer esto el cerebro percibe que estamos realizando unas cuantas tareas en la misma jornada. No sólo que esto es cierto, sino que estaremos logrando disminuir la sensación de ansiedad y estrés que agobia a muchas personas.
Para ver otra manera de bajar la ansiedad laboral (incluso la ansiedad cotidiana) te recomiendo que leas este sencillo artículo sobre los proyectos multi-step.
#3 Organizar
El sistema GTD se caracteriza por organizar el trabajo en listas. Pueden ser listas en papel o en un dispositivo electrónico. Cuanto más simple mejor.
Hablaré un poco por encima de las listas ahora porque ya hemos tocado este tema en otro artículo donde explico cómo aumentar la productividad con listas de tareas.
Debemos organizar el trabajo en listas de:
- Próximas acciones: en esta lista colocaremos todas aquellas tareas individuales que demoren más de 2 minutos para ser terminadas. Una vez concretadas las tareas de menos de 2 minutos pasaremos a esta lista.
- Proyectos: en GTD los proyectos están formados por varias tareas que deben realizarse consecutivamente o en un orden para alcanzar un objetivo. Por lo tanto pondremos en esta lista todo aquello que requiera de dos o más tareas para ser terminado. Esta es una de las listas que más debemos revisar (ver más adelante).
- En espera: en esta lista van todas aquellas tareas que han sido delegadas en otra persona o entidad. Pondremos la tarea en esta lista y revisaremos periódicamente el avance de la misma hasta su fecha límite de entrega.
- Algún día / quizás: son aquellas tareas de la vida cotidiana o del trabajo que nos gustaría hacer pero que realmente no es el momento, no son tan importantes o no se encuentran primeras en nuestra lista de prioridades.
Ampliar: Cómo usar las listas para aumentar la productividad diaria.
#4 Hacer
Este punto es el gran olvidado. Organizamos y organizamos la información y las tareas pero nunca actuamos. ¡Error!
El mismo David Allen se enfoca en este punto pidiéndonos que nuestro sistema de organización sea lo más sencillo posible para no gastar energías en vano y dedicarnos a ejecutar tareas (hacer) por más tiempo.
#5 Revisar
Otro gran olvidado del GTD y de la vida si no me equivoco. Algunos somos muy buenos organizando y otros ejecutando pero ¿cuántos recuerdan revisar periódicamente las listas de “qué hacer”?
Particularmente el proceso de revisión en GTD se da en dos listas:
- Lista “En espera”. Recordemos que es aquella que se originó por haber delegado una tarea. Debemos poner una fecha límite de entrega, llevar un registro de a quién se asignó una tarea y hacer un seguimiento continuo. Como siempre: delegamos la tarea pero no la responsabilidad si el proyecto nos fue encargado a nosotros.
- Lista de proyectos. Decíamos que la lista de proyectos es aquella donde guardamos las tareas individuales que forman parte de un todo mayor. Debemos dar seguimiento constante (revisar) esta carpeta o lista para que las tareas no se vayan acumulando y archivando sin concretar el objetivo final (o sea, un proyecto determinado).
Últimos consejos sobre GTD
Además de estas decisiones, David Allen tiene en cuenta algunos procedimientos:
- Nunca dejar una tarea por la mitad. La tarea que se empieza, se termina.
- Evitar la ejecución de dos tareas de forma simultánea. Parece tentador pero el resultado será mucho menos eficiente. ¡No a la multi-tarea!
- Evitar reprogramar una tarea en el calendario. En palabras de Allen, no enviar de vuelta al «cubo» a ningún elemento.
- Mantenerlo simple. De nada sirve un gigantesco sistema de GTD que nos quite todo el tiempo y energía organizándolo (punto #3) y no ejecutando (punto #4).
La regla de los dos minutos.
Es una de las reglas dentro de los principios del GTD más útiles y es la que primero podemos aplicar para mejorar la productividad. Consiste en realizar inmediatamente cualquier tarea que demore menos (<) de 2 minutos en ser terminada.
Recursos de productividad
- Implementar GTD para aumentar la productividad
- Las listas del GTD para organizar las tareas
- Decir No a tus clientes para optimizar el tiempo