Usar listas para organizar tareas, proyectos de trabajo o nuestra vida cotidiana nos permite aumentar nuestra productividad diaria. Hablamos de listas de tareas que podemos mantener en un teléfono móvil como en otros dispositivos y así no dejar nada de lado.
¿Por qué todo el mundo no usa listas GTD entonces?
La cuestión es que al principio no sabemos bien cuáles y cuántas listas para gestionar el tiempo crear y acabamos por desechar la idea.
Hoy intentaremos resolver ese problema. Para esto volveremos tocar el tema de cómo mejorar la productividad con GTD (siglas de Getting Things Done).
¿Qué es GTD?
GTD (Getting Things Done) es un método de organización del tiempo y tareas desarrollado por David Allen que permite gestionar actividades de manera eficaz. A grandes rasgos, el sistema GTD, enseña a guardar y organizar actividades en listas.
Con el GTD una persona puede dedicarse de lleno a la ejecución de una tarea y liberar su mente sin olvidar el resto de tareas pendientes que llevaremos registradas en estas listas.
Las 5 listas del GTD
¡Así es! Con sólo 5 listas podremos mejorar la productividad día a día.
Lo mejor de todo es que no es necesaria una gran tecnología. Con lápiz, papel y un calendario será suficiente. Sin ninguna duda podremos gestionar listas de tareas también con Evernote, Trello, Listas de Google+ o Google Calendar.
Listas del GTD:
- #1 Bandeja de entrada.
- #2 Próximas acciones.
- #3 Lista de espera.
- #4 Lista de proyectos.
- #5 Lista de algún día/quizás.
Veamos cada lista de GTD en detalle…
#1 Bandeja de entrada
El GTD entiende por bandeja de entrada a aquel lugar donde llegan todas las cosas por hacer. Cuando hablamos de “cosas” nos referimos en general a información que no ha sido revisada ni procesada, por lo tanto, puede que esas “cosas” se hagan o sean descartadas, postergadas, delegadas; según su importancia o urgencia.
La lista de bandeja de entrada no hace referencia solamente a tu correo electrónico. Podría ser información que recibimos desde nuestras redes sociales, de amigos, colegas de trabajo, de nuestro jefe o de nuestros clientes y otras (periódico, TV, panfleto publicitario…).
#2 Lista de próximas acciones
Cómo su nombre lo dice son aquellas tareas que deben realizarse a continuación de otra tarea ya concluida. Si todavía no has podido ver el funcionamiento del sistema GTD, te cuento que toda acción que toma menos de 2 minutos que debe ser resuelta inmediatamente.
El resto de las tareas/acciones pasarán a la lista que estamos analizando. Atención que no significa que sean tareas que van a quedar pendientes indefinidamente. ¡Todo lo contrario! Otro nombre que toma esta lista es el de “hacer lo antes posible” y son tareas que no fueron terminadas sólo porque requieren más de 2 minutos o porque forman parte de un proyecto (conjunto de tareas).
#3 Lista de espera
La lista de espera está relacionada con DELEGAR. Delegar es fundamental para poder aumentar la productividad laboral y es lo que más cuesta tanto en empresas como en emprendimientos, ni hablar de una marca personal.
Delegar trabajo puede tomar la forma de un email que enviamos a un colaborador interno/externo y que queda en la lista de espera mientras esa persona concluye la tarea.
No entraremos en detalles ahora pero poner algo en nuestra lista de espera no significa olvidarse por completo. Es conveniente marcar la tarea con la fecha en que fue delegada, a quién, demora estimada, fecha límite; todo esto de forma manual o automatizada.
#4 Lista de proyectos
El sistema GTD define a los proyectos como un objetivo que requiere más de una tarea para ser alcanzado. La lista de proyectos recibe las tareas terminadas de la lista de próximas acciones.
Pensemos así: cada tarea terminada de la lista de próximas acciones no puede desaparecer si formaba parte de un proyecto mayor. Es por eso que iremos incluyendo esas tareas terminadas en la lista de proyectos.
#5 Lista de “algún día/quizás”
En la lista de “Algún día / Quizás” pondremos aquellas tareas o acciones que pueden ser útiles para nuestro negocio/vida pero que no es ahora el momento adecuado para ejecutarlas.
- Ejemplos para empresas: pintar a nuevo la oficina. ¿Es realmente tan necesario como para ejecutarlo hoy? Seguro que no si estamos en temporada alta de ventas. En toda empresa hay algunos meses de poco movimiento en los cuáles no sabemos bien cómo justificar que estamos ahí recibiendo un salario. Ése es el momento ideal para pintar la oficina de atención al público y hasta redecorarla llegado el caso.
- Ejemplos para la vida cotidiana: ¿Es urgente buscar hoy mismo información sobre un curso de pintura al óleo en vez de información sobre un curso que te permita mejorar en tu trabajo/profesión/negocio? La pintura como hobby debe ser un objetivo a largo plazo y va en tu lista de “algún día/quizas”. Es decir, si no conseguimos clientes o mejoramos como empleados para la empresa en que trabajamos, ¿con qué tranquilidad vamos a estar pintando cuadros el mes que viene?
Recursos de productividad
- Implementar GTD para aumentar la productividad
- Los 5 principios del GTD aplicado a tu trabajo
- Técnica del Pomodoro para mejorar tu productividad
Ahora sí que tenemos un método de listas para organizar las tareas del día a día. Implementarlo de manera correcta es de muy útil para el trabajo o vida cotidiana.
Si te resulta difícil de implementar no dudes en contactar para que lo trabajemos juntos paso a paso.